歐博項目組進駐這個企業(yè)時，它在物料方面主要的問題在于外發(fā)加工，電鍍件的整個過程進度管理失控：漏下單、尾數(shù)多、跟進不及時、異常處理緩慢、重復補胚，黑胚進度緩慢。
針對這個情況和整個項目的實施，我們對采購控制采取了以下有效的動作：
（一）采購組織調(diào)整
在采購部設置一個電鍍件科長，由他來專門負責外發(fā)電鍍件的采購進度和異常處理。他帶著我們的采購計劃和生產(chǎn)計劃長駐供應商（電鍍廠）處，在電鍍廠對所有的電鍍件的進度每天每小時在現(xiàn)場跟進。
成立尾數(shù)跟進小組，工作原則是貨不回，人不回。異常48小時之內(nèi)必須解決。
（二）電鍍件過程控制的9個要點
（1）整體進度控制：無論做任何工作，整體的計劃都是非常重要的?？刂茝挠唵卧u審開始，發(fā)現(xiàn)異常，明確各個環(huán)節(jié)的交期和進度，并有所計劃。
我們在創(chuàng)英用得最多、檢查最多的就是訂單交期分解表。訂單評審完成以后，各個部門的時間節(jié)點就一一出來了，我們將這些時間節(jié)點匯總，就形成了交期分解表。
我們會嚴格地按照這個表來進行工作的跟進。每個采購員都有這張表，自己的物料該什么時候回來都有明確的規(guī)定和要求，而且我們會進行跟蹤。
還有一個采購的周期表，我們這個表主要是用在電鍍廠和五金廠，因為這是它最核心的。
我們在下單的時候都跟供應商有個明確的約定，那就是我的東西發(fā)給你之后，你必須保證我的東西多少天之內(nèi)完成。如果沒有完成，你將接受什么樣的處罰。
（2）采購下單時間控制：所有的下單必須在規(guī)定時間內(nèi)完成。很多人說供應商配合不到位，實際上有的時候并不是這樣。
在我們的稽核過程中發(fā)現(xiàn)，并不是供應商不肯跟你做或者不愿意跟你做，而是有時我們自己連單都沒有下給別人。
當我們要來追他的時候或者要生產(chǎn)的時候才發(fā)現(xiàn)那個單還在自己的抽屜里面。單都沒有下，貨怎么回得來？所以這個下單時間的規(guī)定非常重要，稽核中心一定要定期去抽查我們的單是否下了。
（3）交期確認控制：采購完成下單后在24小時內(nèi)與供應商確認并要求回簽，立即將相關信息記錄在采購管制表上。
有的時候采購員把單往供應商那里一扔就不管了，后來我們就嚴格規(guī)定，所有下去的訂單除了電鍍件以外（電鍍件的時間已經(jīng)是規(guī)定死的了，沒有討價還價的余地），其他的物料一定要回簽，回復我們的交期。
這個回簽主要是針對五金廠，五金廠是我們的龍頭，沒有五金的進度管控，那么所有的進度都是失控的。
所以我們會通過稽核中心嚴格查每個采購員下的訂單是否回簽了，回簽的時間是否在我們控制之內(nèi)。
回簽了之后我們就立即將相關信息記錄在采購管制表中，我們會查這張表有沒有交期回復。
不管你是在電腦里做也好，拿出來你自己用手寫也好，查的時候你一定要能夠說出來你那個東西是什么時候回來，我們會拿著你告訴我們的時間再來檢查你。
我們把主要的東西，大件的東西全部登記在這張表上，然后拿張表不斷地去檢查。首先主管要檢查，如果主管不下去查，被我們檢查到了，先處罰采購員，再處罰主管。
（4）采購進度控制：要求所有采購在交貨前三天和交貨前一天兩次與供應商確認生產(chǎn)進度和交期（主要是黑胚，電鍍件與電鍍科長確認）。在工廠里面有很多事情并不是工廠沒有做，而是根本沒有人去跟。
（5）供應商承諾控制：與黑胚和電鍍廠簽訂協(xié)議，沒有按交期達成，分批次進行貨款的扣罰。
（6）采購周計劃和日計劃控制：采購部長根據(jù)訂單交期分解表、套料欠料明細表和車間欠料單，在每周的星期五制訂采購內(nèi)部的周交貨計劃，明確每周的采購任務。在每日的16:00前，采購部部長根據(jù)采購部門的交貨周計劃，制訂并下發(fā)第二天各采購員的采購日計劃。
（7）補胚控制：補胚是電鍍件跟進的核心，必須先扣后補，才能有效控制供應商掉胚和重復補胚的現(xiàn)象。
（8）物料跟進會議控制：采購計劃下達后，采購部每天早上召開采購進度跟進會議，明確當天采購重點。
（9）稽核控制：稽核中心負責根據(jù)訂單交期分解表、采購日計劃對采購的工作進度進行稽核，并將發(fā)現(xiàn)的異常及時反饋和獎懲，并在物料跟進會議中提出。
（三）采取有效動作后取得的成績
黑胚由原來的30天縮短到7天。
尾數(shù)的處理由原來的任意長縮短到后期的48小時。補胚數(shù)量由每月45000件下降到20000件左右，減少了50%。
訂單生產(chǎn)周期由平均63天下降到平均33天，縮短了30天。
訂單準交率由平均30%上升到平均95%，提高了65%。
（四）點評
零散件采購問題的真相在于采購內(nèi)部失控。實際上大部分的問題在于采購員根本沒有下單、漏單或者下單后沒有進行反復確認和跟進。
零散件采購進度的控制并不可怕。緊盯內(nèi)部各個過程，緊盯各個時間點，只要有不達目的決不收兵的狠勁和決心，采購工作一定可以做到位！
